Back-office, ERP orientado para comércio eletrônico

As funções deste módulo são Gestão de Estoque, Compras, Controle de Estoque, Contas a Pagar, Processamento Lógico do Pedido de Venda, Contas a Receber e Contabilidade. O comércio eletrônico modifica o funcionamento clássico destas funções, especialmente:

a) Gestão de estoque

Uma das grandes “habilidades” comerciais reside na competência da compra do sortimento e sua distribuição pelos pontos de venda. Com a brutal extensão da oferta (centenas de milhares de artigos), responsáveis pela maior parte do capital comercial, as regras de ressuprimento de estoque tem sido alvo de pesquisas operacionais tanto no intuito embarca-las no sistema como para reduzir o nível de estoque sem perder oportunidade de vendas. É importante salientar que a formalização de regras de ressuprimento está diretamente associada às características do mercado fornecedor, quando mais desenvolvido for o mercado, maior a possibilidade de sucesso em automatizar a reposição de estoque.

Quanto a este módulo, em termos de automatismo, deve-se ressaltar: a geração automática de pedidos de compra para ressuprimento do estoque baseada em algoritmos e o nível de integração do sistema na solução de pendências no recebimento em termos de tributos, divergência de quantidade e de natureza dos itens entre o documento fiscal e a mercadoria recebida.

b) Compras

Considerando que o comércio eletrônico é pródigo na variedade de itens, o processo de compra passa a ser vital para a gestão do capital circulante. É nele que se define o preço de aquisição, resultado do embate com fornecedores e essencial para a formação do preço de venda por mark-up.

Trata-se de um processo, devidamente controlado pela plataforma de controle virtual, iniciado pela decisão de comprar. Cada pedido de compra corresponde a uma ocorrência do processo a ser “produzida”, iniciada pela sua geração e, em geral, finalizada pela entrega da mercadoria. Qualquer desvio em relação às regras contratuais combinadas entre as partes automaticamente dispara alertas para intervenções – os problemas passam a “correm atrás” das soluções.

Há várias particularidades na integração comércio-indústria que são especialmente importantes para o canal: controle em tempo real do orçamento do capital circulante por categoria de mercadoria; a sensibilidade da disponibilidade de estoque à quantidade encomendada pelo pedido de compra ainda não entregue; o rígido agendamento de entrega de acordo com a capacidade diária de recebimento etc.

Quanto a este módulo, em termos de automatismo, deve-se ressaltar: controle integral do fluxo do pedido de compra; alertas aos compradores disparados quando de detecção de irregularidades (atraso de entrega, reagendamento, preço de venda, condição de pagamento, divergência de quantidade etc.) e a possibilidade de aumento da disponibilidade de estoque baseada em encomendas.

Quando do recebimento das mercadorias, o sistema dispara os clássicos processos de atualização automática de Contas a Pagar, Fiscal, Estoque e Contabilidade.

c) Comercial

As funções gerenciais do módulo Comercial, a oferta de mercadorias e a captura do pedido do consumidor fazem parte da Web Store. Após a finalização do pedido do consumidor no Site, a plataforma de controle de processo passa a controlar o atendimento do pedido de venda.

O processo é iniciado pela geração do pedido que pode ter quatro origens diferentes: na Web Store; no Televendas (captura do pedido por telefone); no SAC (reposição ou troca de mercadorias); ou, em Compras para devolução de mercadorias ao fornecedor. São muitas as particularidades do processo: a tradicional Análise de Crédito é substituída pela Prevenção à Fraude que autentica os cartões de crédito; o débito automático dos meios de pagamento usados pelo consumidor atualizando conta transitória de recebimentos; processamento de lista de presentes, cujos pedidos somente serão entregues quando autorizados ou transformados em crédito; fracionamento do pedido em entregas em função da disponibilidade de estoque, do tipo de transportadora, do depósito expedidor, entre outros.

Quanto a este módulo, em termos de automatismo, deve-se ressaltar: o uso de rede neural na Prevenção a Fraude; alertas em caso de desbalanceamento de estoque (estoque lógico diferente do estoque físico); reserva de estoque nos dois sentidos – a clássica procura de estoque disponível pelo pedido entrante e a mercadoria recém-chegada procurando sua demanda quando a venda precede a compra; alerta à Web Store em caso de pagamento recusado para reativação do cliente; disparo automático do pedido de compra quando de venda antecipada; cancelamento automático de pedido de venda em caso de não pagamento; liberação automática do pedido de venda para separação da mercadoria; diferimento automático da reserva de estoque em caso de venda antecipada e a desreserva automática em caso de inexistência de estoque físico.

Quando do faturamento, o sistema dispara automaticamente os tradicionais processos de atualização do Contas a Receber, Fiscal, Estoque e Contabilidade.

d) Estoque

O rigor no Controle de Estoque é crucial para o comércio eletrônico, sob risco de perda de imagem. A oferta somente é exibida no Site se houver disponibilidade de estoque ou tratar-se de uma entrega futura garantida. Por esta razão, a atualização de estoque somente é considerada após a contagem física do recebimento de mercadorias.

As particularidades mais importantes deste canal para este módulo são: a exportação, sob solicitação, seletiva e gradual da disponibilidade de estoque para atualizar o estoque do Site; inventários rotativos interrompendo o atendimento de pedidos em curso e com procedimentos retroativos automáticos; quantidade em estoque por mercadoria segregada depósito, por localização, por proprietário, por lote de compra e por estado (prazo de validade vencido, mercadoria avariada, ou, em bom estado); e, controle do estoque por número de série.

Uma particularidade do comércio eletrônico é poder vender mercadorias de propriedade e posse de terceiros, para tanto, o módulo de estoque deve controlar fisicamente as mercadorias próprias ou de terceiros localizadas nos depósitos da própria loja, como “virtualmente” mercadorias de terceiros postas à disposição no site.

e) Financeiro

Na prática, inexiste o Contas a Receber devido ao pagamento ser feito antecipadamente. Porém, a dificuldade maior reside em reconciliar o crédito das bandeiras de cartões de crédito com os pagamentos realizados pelos consumidores, cuja complexidade é aumentada pelos recebimentos antecipados com cobrança de juros, pela falta de padronização de formato na troca de dados e pela diversidade de procedimentos entre bancos e bandeiras em relação ao mesmo evento.

O Contas a Pagar é fundamental no comércio em geral. Como as grandes lojas do comércio eletrônico brasileiro reinvestido o lucro na própria operação, há crônica pressão de caixa. Atraso de pagamento aos fornecedores é regra comum no comércio e mais acentuada no comércio eletrônico – quanto maior for a participação de mercado, menor será a retaliação quando do atraso de pagamento.

Texto adaptado da dissertação de minha dissertação de mestrado “Comércio Eletrônico, modificações estruturais e funcionais na esfera da circulação”, defendida em março de 2016 na PUC-SP (https://sapientia.pucsp.br/handle/handle/18808).

 

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