A armazenagem, atendimento e distribuição de materiais necessários a postos de saúde ou rede hospitalar a partir de um Centro de Distribuição têm particularidades que os tradicionais sistemas de gestão logística não satisfazem. Neste artigo, procuramos ressaltar as diferenças de gestão de um CD voltado à logística de bens públicos em relação ao mundo privado. Seguem as principais características operacionais:
1. Compra por licitação
O processo de compra é longo e incerto pois requer o cumprimento de normas legais complexas causando rupturas de estoque. As regras consagradas de previsão de demanda para apoiar compras não se comportam adequadamente nesta situação.
2. Compra-se o que se pode não o que se precisa
Devido à rígida restrição orçamentária, o ressuprimento não é somente baseado na demanda. No mundo privado, a demanda, por si, praticamente justifica a compra.
3. Diversidade de itens
Os SKU’s não se restringem a medicamentos, também materiais de enfermagem, de limpeza, de manutenção e equipamentos devem ser controlados. Isto exige regras logísticas e estruturas de armazenagem muito diferenciadas.
4. ANVISA
A armazenagem e movimentação de medicamentos devem obedecer aos procedimentos da ANVISA. Há exigências de relatórios regulares de controle e inspeções periódicas.
5. Referência indireta
A requisição é feita por referência a uma qualidade atendida por vários SKU, em outros termos, a demanda é feita através de um item virtual – proibi-se a referência a fornecedor.
6. Áreas especiais de armazenagem
O armazém deve contar com áreas exclusivas para controle de psicotrópicos e ambiente com temperatura controlada (vacinas). Isso eleva os custos fixos e fraciona as movimentações.
7. Segmentação do estoque
Ao serem recebidos, os materiais são direcionados ao depósito ao qual deve se incorporar de acordo com a finalidade: campanhas, programas de atendimento de determinadas doenças etc.
8. Correção das requisições
As requisições devem ser previamente analisadas mediante recursos estatísticos antes de serem liberadas para atendimento – exceções devem ser objeto de análise e correção.
9. Cronograma de trabalho
Não é tarefa trivial estabelecer ciclos de abastecimento por posto de saúde, principalmente quando não há histórico de consumo (mesmo assim, as rupturas de estoque distorcem as estatísticas). Embora as requisições sejam periódicas, são freqüentes os atendimentos de urgência dificultando a programação de trabalho do armazém.
10. Reduzir estoque nas unidades
Os estoques nas unidades devem ser suficientes e reduzidos, para tanto, é função do sistema calibrar o cronograma de entregas e acelerar o processo de picking/packing.
11. O todo antes das partes
O atendimento das requisições deve considerar a demanda agregada como elemento básico de decisão para atender as requisições de cada unidade. A escassez é constante.
12. Estoque zero implica a liquidação do item da requisição
O atendimento parcial das requisições é freqüente devido a rupturas de estoque. A escassez pode implicar o atendimento por fração de cartela.
13. Criticidade dos erros
Tratando-se de saúde pública, erros operacionais podem ter graves conseqüências em termos humanos e políticos.
14. Rastreabilidade integral para auditoria
Considerando que os bens são públicos, o sistema deve contar com normas de segurança anormalmente severas e claras. Inventários rotativos devem programados e de fácil operação. Os procedimentos devem ter como premissa a enorme possibilidade de desvio de materiais.
15. Desperdício
Regras de recebimento, armazenamento e picking devem ser especialmente parametrizadas para evitar a perda de validade do estoque, a remessa de SKU com validade vencida.
Fernando Di Giorgi fevereiro de 2005