Este artigo tem o objetivo de descrever, de modo sumário, a camada de software responsável pela articulação e controle das atividades do processo, com dois objetivos. O primeiro, mostrar a analogia do controle virtual do processo de trabalho, agora generalizado, com o conhecido controle do shopfloor.[1] O segundo, como introdução aos capítulos que descrevem as ferramentas computacionais usadas pelo comércio eletrônico.
a) Definição
Um sistema de controle de processo
“representa uma nova forma de visualizar as operações que vai além das estruturas funcionais tradicionais. Essa visão compreende todo o trabalho executado para entregar o produto ou serviço do processo, independente de quais áreas funcionais ou localizações estejam envolvidas. Começa em um nível mais alto [ …] e, então, subdivide-se em subprocessos que devem ser realizados por uma ou mais atividades dentro das áreas funcionais” (BPM COOK, ibidem, p. 33).
Suas premissas construtivas são:
- Articular e controlar a execução de processos produtivos a partir do reconhecimento de eventos que lhes dizem respeito, da escolha da atividade a ser disparada, do disparo efetivos de atividades, do controle da produtividade por atividade e operador, da identificação e controle de excepcionalidades.
- Padronizar a produção através do cumprimento de regras operacionais embutidas nas atividades.
- Poupar mão de obra operacional pela automação e da virtual supressão da supervisão, e pelo uso da designação automática de tarefas em função do resultado dos eventos e atividades precedentes.
- Banalizar atividades não automatizadas por intermédio da redução e circunscrição das alternativas e resultados, pela hierarquização da resolução dos procedimentos segundo o grau de complexidade e risco
- Flexibilizar a produção intensificando a divisão do trabalho pela radical atomização e abstração das atividades constituintes, com a finalidade de reduzir a complexidade de cada uma delas, reduzir a qualificação necessária do operador, aumentar o grau de reutilização e reduzir o tempo de produção global.
- Permitir a expansão da abrangência do processo e sua adaptação a mudança facilitando a inclusão de novas lógicas para o disparo de procedimentos automáticos, de novas atividades e eventos.
b) Ocorrência ou instância
Refere-se à realização de uma unidade de um produto, perfeitamente identificado, com uso do processo ou “cada execução do processo” (BPM COOK, 2013, p. 37). Exemplo: o processo controla a produção de camisas, enquanto, a produção de uma camisa é uma ocorrência do processo, cuja produção deve percorrer as atividades de acordo com suas especificações originais e eventualidades detectadas durante a produção.
c) Evento de uma ocorrência
- São fatos relevantes ao processamento de uma ocorrência do processo e que disparam atividades. Os eventos são formalmente padronizados, perfeitamente identificados e portadores de dados que conferem suas especifidades.
- Os eventos podem ter origem interna ao processo ou externa (fora do seu âmbito de controle). Eles também podem ser naturais ou forçados por intervenção de um operador.
- Os eventos são perceptíveis pelo processo por meio de informações padronizadas advindas de plataforma web, dispositivos móveis, intervenção direta do operador, do módulo de vigilância interna do processo, mensagens de outros sistemas, via Web Service, da aquisição direta de dados de máquinas por meio de mecanismos de controle numérico computadorizado etc.
d) Atividade
- É a menor unidade operacional do processo com finalidade específica “o que deve ser feito para entregar um produto ou um serviço” (BPM COOK, 2013, p. 99), com fim em si mesma (singularização) e, do ponto de vista de sua codificação, não redundante. Por definição, a programação de uma atividade é completamente independente de qualquer outra (autônoma), visto que a articulação entre elas é feita por outra máquina. Quanto mais genérica for a atividade, maior será o benefício que ela trará, visto que poderá ser reutilizada sem que haja novo dispêndio em sua construção.
- As atividades podem ser automáticas, quando completamente sob domínio do processo, ou não automática, quando sua realização depende operador, portanto, fora do âmbito de ação do processo (quando a lógica de ação da atividade não pode ser codificada). A relação entre atividades automatizadas e não automatizadas definem o grau de automação do processo.
- As atividades estão extrinsecamente relacionadas entre si e esta rede de relacionamentos releva o nível de complexidade do processo. Uma atividade pode ser dependente da realização precedente de uma ou de várias outras atividades. No primeiro caso, o encerramento da precedente é suficiente para o seu disparo, e, no segundo caso, a realização das precedentes ou parte delas, condiciona seu disparo.
- As atividades podem ser realizadas sequencialmente ou em paralelo. No primeiro caso, o disparo da atividade imediatamente seguinte depende do encerramento da anterior da qual é dependente. No segundo caso, as atividades não guardam relação de dependência, podem ser realizadas simultaneamente. O paralelismo operacional é um dos princípios organizacionais mais perseguidos para o aumento da produtividade.
- Uma atividade pode ser unitária ou pode ser composta por várias outras, neste caso, constituindo-se num subprocessos. A identificação de subprocessos tem grande importância operacional por conter um potencial de especialização muito importante para o aumento da produtividade e generalização de uso.
- O processamento de uma atividade pode ser interno ao processo ou realizado por um mecanismo externo. Neste último caso, o processo libera o agente externo para executar a atividade, controla o tempo de execução e valida os resultados recebidos (nível de serviço). Atividades externas, em geral, são altamente especializadas com uso de tecnologia e capital muito elevados, o que requer escala de produção.
- Para que uma atividade possa ser posta em ação, além das relações de dependência ser obedecida, há necessidade de atendimento de pré-condições contidas no protocolo de chamada. Assemelham-se às materiais primas, gabaritos e regulagens necessários exigidos por uma atividade manufatureira (kanban é um método que garante parte das pré-condições para evitar descontinuidades). Da mesma forma, há condições de encerramento que atestam a qualidade do que foi produzido para que não haja interrupção do processo quando da realização da atividade seguinte. Ademais, há necessidade de que sejam previstos procedimentos alternativos em caso de anormalidades, o que comunica muita complexidade ao fluxo, razão pela qual na manufatura se insiste tanto na qualidade total.
e) Motor de controle (engine)
O controle do processo é realizado por um “motor”, denominação derivada do fato dele ser quem aciona as atividades. Entre suas principais funções figuram:
- Estar permanentemente atento aos eventos (listener) da ocorrência em curso de produção ou, mesmo, à demanda para o início de uma ocorrência. Nesta função de contínua observação, ele deve identificar o processo, a ocorrência e o evento para disparar as ações correspondentes segundo lógicas e regras que “ impõem restrições e direcionam decisões que impactam a natureza e o desempenho do processo” (BPM COOK, ibidem, p. 123). As informações identificadas devem ser validadas para evitar duplicidades, erro de sequenciamento, insuficiência de insumos necessários etc. Identificada a atividade correspondente ao evento da ocorrência, o motor verifica se as condições de dependência estão satisfeitas, e somente assim, dispara a realização da atividade (tradicionalmente o disparo era autorizado por uma ordem de produção).
- A realização da atividade compreende a interpretação das variáveis do evento, a identificação dos procedimentos correspondentes a serem executados, o disparo dos procedimentos, o registro das variáveis de encerramento e a geração de um evento de encerramento para a continuidade do processo.
- A execução de cada atividade é controlada pelo motor segundo seu tempo padrão que, em caso de violação, é capaz de gerar alertas e disparar procedimentos de exceção.
- Em tempo real, o motor exibe dados relativos a cada ocorrência apontando o estágio de produção em que esta se encontra, o tempo esperado e realizado aquele momento, a expectativa de término segundo padrões, e alertas em caso de atrasos previstos, com automática redução de folgas das atividades subsequentes.
f) Flexibilização de processo
Um dos maiores obstáculos no controle de processos reside na rigidez das definições, o que, em linguagem industrial, poderia ser comparado com o layout da fábrica juntamente com as restrições funcionais das máquinas. É da natureza dos negócios alterar as relações de dependência entre as atividades componentes, tal como ocorre no chão de fábrica de indústrias de confecções em mudança de temporada. Os softwares mais modernos permitem, não somente a construção do processo por meio de gráficos (facilitando o entendimento e validação), como se tornam indiferentes às mudanças de sequenciamento, deixando-a sob responsabilidade dos clientes.
[1] Chão de Fábrica, local da unidade produtiva onde os produtos são fabricados.
Texto adaptado da dissertação de minha dissertação de mestrado “Comércio Eletrônico, modificações estruturais e funcionais na esfera da circulação”, defendida em março de 2016 na PUC-SP (https://sapientia.pucsp.br/handle/handle/18808).
Bibliografia
BPM CBOK, “Association of Business Process Management Profissional”. Versão 3.0, 1ª edição, www.abpmp-br.org. 2013. Acesso em 26/12/2015